POLITICAS DE MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS
GUIA SAI S.A.S.
- INTRODUCCIÓN:
Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, Ley 1266 del 2009 “por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”(jurisprudencia sobre el tema)GUIA SAI S.A.S, con domicilio en la ciudad de San Andrés, San Andrés y providencia, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.
La presente Política se aplica a toda información personal registrable de clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información o los hagan susceptibles de tratamiento por GUIA SAI S.A.S,, la Empresa podrá actualizar esta política en cualquier momento, por actualización legal, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra medio de notificación masiva, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes
DEFINICIONES;
las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar acabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS;
El responsable del tratamiento de sus datos personales es GUIA SAI S.A.S,, identificada con Nit: 901.013.739-9, con sede principal en la Avenida 20 de julio N° 4ª -26 de San Andrés, San Andrés y Providencia, Portal Web:www.guiasanandresislas.com y www.guiasai.com, celular 316 3208865.
GUIA SAI S.A.S atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES Y CLASIFICACIÓN DE LOS MISMOS:
GUIA SAI S.A.S, tiene una base de datos con información personal que ha venido utilizando para fines comerciales a través de invitaciones a eventos presenciales, virtuales y promoción sobre turismo en la isla de San Andrés y providencia, de la misma forma se utiliza la base para uso laboral a nivel del personal de GUIA SAI S.A.S, para uso de cartera y de todo lo derivado en la relación venta-compra.
Dentro del ámbito de los derechos a la intimidad, al buen nombre, la imagen y demás garantías Constitucionales, GUIA SAI S.A.S utiliza los datos personales que el titular de datos registró de las diferentes formas que se recolecta dichos datos (como cliente, proveedor, empleado u otro)los datos recolectados, tiene que ver con sus datos de identificación, esto es, nombres y apellidos, género, profesión u oficio, teléfonos, dirección y perfil en las redes sociales. Adicionalmente, GUIA SAI S.A.S utiliza datos de contacto de la compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y grupo empresarial. En la parte laboral los datos pueden ser ampliados con otra información derivada de la relación laboral.
Igualmente, GUIA SAI S.A.S hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas y que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas.
La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social GUIA SAI S.A.S requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizados exclusivamente por las áreas de mercadeo, comercial, administrativa y servicio al cliente para las siguientes finalidades:
- Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.
- Tratamiento de sus datos personales en nuestras actividades de mercadeo.
- Mejorar nuestro conocimiento del mercado en la comercialización de productos de ferretería, agro, construcción y tornillería.
- Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses, campañas de actualización de datos.
- Enviar cartas, revistas y comunicaciones en general.
- Mejorar los servicios que ofrece GUIA SAI S.A.S Realización de estudios y análisis de las encuestas y comentarios de los socios e invitados.
- Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
GUIA SAI S.A.S, realiza la siguiente clasificación de la información recolectada en la base de datos;
Base de datos de Empleados; las Personas naturales que se vinculan laboralmente y que la información recolectada es específica para uso laboral.
Base de datos Contratistas y proveedores; Las personas naturales y jurídicas que prestan algún servicio o venta de productos a la Empresa GUIA SAI S.A.S los datos aquí recolectados son usados para cumplimiento de la relación contractual.
Base de datos Comercial; Son las personas naturales y jurídicas que se hay recolectado datos y se utiliza dicha información para promover el objeto social de la empresa y todo lo derivado de las relaciones comerciales.
La Autorización de para el uso de estos datos podrá constar en documentos físicos, mensaje de datos, internet, sitios web cualquier formato que permita su consulta por media de la cual se pueda concluir de manera inequívoca la autorización
Casos en que no se requiere la autorización, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
-Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
– Datos de naturaleza pública.
– Casos de urgencia médica o sanitaria
-Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
-Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
- EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PARA CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR SU INFORMACIÓN
El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a GUIA SAI S.A.S, radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:
Correo electrónico:info@guiasai.com, Correo directo dirigido a GUIA SAI S.A.S a la Avenida 20 de julio N° 4ª -26 de San Andrés, San Andrés y providencia, Colombia.
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:
- El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
- representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
Como Titular de la información, se tiene derecho a exigir que en el tratamiento de sus datos personales, se respeten los siguientes principios:
Legalidad: el tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las disposiciones que desarrollen la materia.
Finalidad: el tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, la cual deberá ser comunicada al titular;
Libertad: El tratamiento deberá llevarse a cabo con el consentimiento del titular, adicionalmente los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin la autorización del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
Veracidad y Calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, salvo los que tengan naturaleza pública, no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
Seguridad: la información sujeta a tratamiento, se deberá proteger mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales, deberán garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones.
Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.
El titular de los datos personales podrá solicitar a GUIA SAI S.A.S copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, GUIA SAI S.A.S actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de datos de GUIA SAI S.A.S. En cumplimiento de lo anterior, se establece el siguiente procedimiento:
RECLAMOS Y CONSULTAS DERECHO DE LOS TITULARES
Del derecho a reclamar
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento GUIA SAI S.A.S
El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez GUIA SAI S.A.S haya recibido el reclamo completo, Se le informara al titular que el “reclamo esta trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, GUIA SAI S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Derecho a Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de GUIA SAI S.A.S suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, a nombre de GUIA SAI S.A.S la cual se direccionará de manera interna al Área encargada, siempre y cuando sea el titular de los datos.
La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular de los datos podrá solicitar de manera telefónico o descargarlo en la página web los formatos para realizar los reclamos del que trata el derecho a Reclamar.
- DATOS RECOLECTADOS SIN AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL TITULAR ANTES DEL DECRETO 1377 DE 2013
GUIA SAI S.A.S ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados por GUIA SAI S.A.S, para los fines ya especificados dentro de la política.
Entre dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de privacidad en la página Web www.guiasanandresislas.com y www.guiasai.com, GUIA SAI S.A.S considera que los anteriores son mecanismos eficientes de comunicación. Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado a GUIA SAI S.A.S para solicitar la supresión de sus datos personales, GUIA SAI S.A.S concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
- DATOS SENSIBLES
Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. GUIA SAI S.A.S reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.
- DATOS PERSONALES DE LOS MENORES DE EDAD
Los datos personales que reposen en las bases de datos de GUIA SAI S.A.S sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de GUIA SAI S.A.S, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. GUIA SAI S.A.S asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de GUIA SAI S.A.S o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera GUIA SAI S.A.S facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
- TERCEROS
Las bases de datos o archivos no serán suministrados a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de GUIA SAI S.A.S con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de GUIA SAI S.A.S
- MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
GUIA SAI S.A.S informa a los titulares de los datos personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a GUIA SAI S.A.S bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
La información será incorporada en la base de datos que maneja GUIA SAI S.A.S, y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de GUIA SAI S.A.S.
GUIA SAI S.A.S cuenta con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores.
Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
El sistema en donde reposan las bases de datos cuenta con distintas certificaciones de seguridad, está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado.
Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con contraseñas.
Por lo anterior, GUIA SAI S.A.S otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.
- ACEPTACIÓN DE LAS PRESENTES POLÍTICAS
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de GUIA SAI S.A.S. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y GUIA SAI S.A.S, ha solicitado de manera explícita a sus clientes, prospectos, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; GUIA SAI S.A.S continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.
- VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que GUIA SAI S.A.S ejerza las actividades propias de su objeto social.
- CONTACTO CON EL RESPONSABLE
Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a GUIA SAI S.A.S. Correo electrónico: info@guiasai.com
Las presente políticas rige a partir de su publicación en el sitio web de www.guiasanandresislas.com